リモートワークで心掛けていること

グラフィカではスタッフ全員がフルリモートで働いています。そのため、チームで案件を進めていくためには予定管理とコミュニケーションが欠かせません。
今回は、弊社で主に使用しているツールやリモートワークで心掛けていることを紹介いたします。

リモートワークのために使っている使用ツール

コミュニケーション：Slack

チーム内でのコミュニケーションはSlackというコミュニケーションツールがメインとなっています。
日常的なコミュニケーションから業務連絡まで、リアルタイムでのスムーズなやりとりが可能です。
お客様によってはこのslackのワークスペースに招待いただいて連絡を行うことも少なくありません。

弊社での使い方は主に、顧客や管理サイトごとにチャンネルを作成しています。やりとりの履歴や過去のファイルも簡単に探すことができます。
LINEのスタンプほどではないですが、リアクション絵文字アイコンをカスタマイズできるので、心地よいコミュニケーションにもアリです。

そして、意外と欠かせないのが「ハドル」という通話機能。ちょっとした声掛けや相談だけでなく、画面共有を使っての打ち合わせなどもハドルで行っています。
zoomも使っていましたが、社内ではこのハドルの方がサクッと解決できて便利です。

情報管理#1：Notion

プロジェクト、案件業務管理ではNotionを使っています。自由性が高く、用途に合わせてドキュメントを作成することができます。顧客情報や管理サイト情報もこのツールで管理しています。

以前は上述のslack＋Dropboxでのファイル管理がメインでしたが、slackは情報をストックしておくことには不向きなウォーターフォール型であるので、情報をストックしつつデータベース的に活用できるNotionを使いこなそう！としているところです。
最近のアップデートではチャート図が簡単に作成できるようになり、プロジェクトの進捗状況やタスク管理がより明確に分かりやすくなりました。

またサイトの保守作業でもこのツールを活用しています。毎月の更新作業や、エラー対応など急に発生した作業のログも管理しています。
毎月、1ヶ月間の所見や気になる点などもNotion上でまとめ、サイトの保守レポートを作成しています。

スケジュールやタスク管理という点では、まだまだやり方を模索中ではありますが、今のところこの「Slack＋Notion」という形に落ち着くようになりました。

Notionでは「案件」ごとのデータベースを、「顧客」データベースなどと連携させながら進行管理を行なっていますが、「現在のステータス」や「対応日」、「詳細記録」を記載することにより、ひと目で内容と対応状況が分かるようにしています。

その他、「日報」にもNotionは用いていて、

• 今日のひとこと
• 本日やったこと
• 次作業日
• 次作業日にやること

などを記録していって、それぞれの稼働状況や進捗を管理指定ます。「今日のひとこと」は、シゴトに関わらず、思ったことや感じたこと、出来事などを自由に書くエリアですね。

情報管理#2：Dropobox・Googleドライブ

上記のNotionをさらに補う形で、DropoboxやGoogleドライブといったクラウドサービスも使っています。

Dropboxは特に、履歴管理が秀逸なので、編集前の状態に戻したり削除したデータを復元するために役立っていますね。また他のオンラインサービスとも連携しており、例えばサイトのバックアップ管理先にも登録できるため、チームの技術者がいつでもデータを参照したり復元することができています。

何より、「情報共有」という点でNotionよりもアカウントを持っている方も多いので、お客様とのプロジェクト進行にも重宝しています。

クラウドでのデータ管理は一長一短ありますが、ローカルデータ管理もまた同じくメリットデメリットあるので、安全にしかし使いやすく、という点で選んでいます。

テキストのコミュニケーションって、どうしていますか？

上記のように、Slackのチャット上でテキストベースのコミュニケーションが主となるため、難しい面もあります。

まずはリアルタイムでやりとりできなかったり、他にもうまく伝わらなかったり、認識がずれてしまうこともあります。これはLINEなど今の世の中のコミュニケーションスキルと共通するかもしれません。

その上で「相手の身になって考える」ことをメンバーそれぞれ心掛けています。
「この文章で自分の言いたいことが伝わるだろうか」「相手が作業中に見てもすぐに理解できるだろうか」ということを考えてみます。

文章で説明するよりもスクショやURLを添付したほうが早い場合もあります。リアルタイムのやりとりでは、堅い文よりも会話的な文が伝わりやすかったりします。

前述の「リアクションアイコン」も結構便利です。「ありがとう！」や「よろしくです」「確認します」のようなテンプレのような返信もアイコンとして設定していますが、受け取り側／送る側のポジティブさがやっぱり違いますね！

他の記事ですが、こんな「気持ちよく仕事してもらうためのコツ」という記事がありました：

フルリモートで相手に気持ちよく仕事をしてもらうためのコツあれこれ

こちらの記事では、

• なるべく箇条書きにする
• 話し言葉的な表現を入れる
• 「前も言った気がしますが」とか言わない
• 質問するときは「はい/いいえ」で答えられる文章にする
• 複数の質問には番号をつける

などなど、文章のコツが紹介されています。
社内やお客さんと心地よいコミュニケーションを取るために役立っています。

これって、「コミュニケーション」の「デザイン」ですね。

まとめ

案件情報やタスクの進捗は俯瞰的に分かりやすく、コミュニケーションは相手のことを考え、お互いが心地よく働けるようにします。
皆さんがやってみて役立ったリモートワークのコツがあれば、ぜひまた教えてください！